RFP 3단계 전략, 배경과 맥락, 분류, 표현

RFP 3단계 전략, 배경과 맥락, 분류, 표현

RFP 3단계 전략 – 요구사항이 아닌 의도를 읽어야 제안이 통한다

많은 후배들이 이렇게 말합니다.

“고객이 보낸 제안요청서(RFP)를 보고
그대로 맞춰서 썼는데 떨어졌습니다…”

저는 조용히 묻습니다.

“그 RFP 안에 담긴 고객의 진짜 목적은 뭐였을까?”

RFP는 단순한 사양서가 아닙니다.
고객의 의도가 코딩된 문서입니다.

요구사항을 복사해서 붙여 넣는 제안서는 누구나 할 수 있습니다.
하지만 그 속에 담긴 고객의 시선과 맥락을 읽는 제안서는
고수만이 쓸 수 있습니다.

오늘은 고객의 RFP를 단순히 따르는 것이 아니라,
전략적으로 해석하는 3단계 방법을 소개합니다.

 

 

 

1. ‘배경’과 ‘맥락’을 먼저 파악하라

많은 사람들이 RFP에서 제일 먼저 기술 요건을 봅니다.

하지만 고수는 먼저 이 질문을 던집니다.

“왜 지금 이 프로젝트를 하려는 걸까?”
“기존 시스템에서 무엇이 불편했을까?”
“조직 내 어떤 변화가 있었을까?”

예를 들어,
RFP에 “CMS를 새롭게 구축한다”는 문장이 있을 경우,
단순히 ‘새 시스템’이 아니라
이런 가능성을 생각해봐야 합니다.

• 콘텐츠 배포 속도가 느려서 마케팅 부서의 불만이 컸다
• 조직 내에서 부서 간 콘텐츠 승인 프로세스가 비효율적이었다
• 기존 시스템은 타 부서가 만든 것이어서, 변화 요구가 컸다

이런 배경과 맥락을 읽어낸다면,
제안서에 다음과 같은 문장이 들어갈 수 있습니다.

“콘텐츠 운영의 병목 현상 해소와
타 부서 간 협업 개선을 위해
워크플로우 중심의 CMS를 제안합니다.”

이 한 문장이 고객의 마음을 움직입니다.
왜냐하면 고객이 스스로도 명확히 설명하지 못한 문제를
우리가 먼저 짚어줬기 때문입니다.

 

 

 

2. 요구사항 분류하라 – 필수/기대/감성 요소

고객이 작성한 RFP에는
모든 항목이 똑같은 무게를 가진 게 아닙니다.

✅ 필수 요건 (Must)

• 법적 요건, 내부 보안 기준, 반드시 충족해야 할 항목
• 체크리스트 기반으로 판단됨

✅ 기대 요건 (Should)

• 있으면 좋지만, 없어도 계약이 가능한 조건
• 설득에 따라 변경 가능성 있음

✅ 감성 요건 (Want)

• 고객이 구체적으로 적지 않았지만 기대하고 있는 내용
• 제안서를 읽으며 ‘느껴지는’ 경험적 기대

예를 들어,
RFP에 “사용자 친화적 UI 설계”가 있다면,
이건 명확한 기준이 없습니다.

👉 하지만 이전 미팅에서
"고령층도 쉽게 사용할 수 있어야 한다"는 말이 있었다면,
이건 감성 요건으로 접근해야 합니다.

그래서 제안서에 이렇게 써야 합니다.

“시니어 사용자의 접근성을 고려해
글자 크기, 명도 대비, 직관적 메뉴 구조로 구성했습니다.”

이렇게 감성 요건까지 반영된 제안서는
‘기계적으로 쓴 제안서’와 전혀 다른 반응을 이끌어냅니다.

 

 

 

3. 표현을 해석하라 – 고객이 말한 단어 말고, 그 의미를 읽어라

고객이 RFP에서 쓰는 단어는
그 자체보다 '그 안에 담긴 기대'를 읽어야 합니다.

예를 들어,

• “통합 운영 가능해야 함”
  👉 실제 기대: 한 대시보드에서 전사 시스템을 관리하고 싶다
• “글로벌 대응 가능”
  👉 실제 기대: 영어 외에도 중국어·일어까지 확장성을 고려해 달라
• “UX 중심 설계”
  👉 실제 기대: 디자이너가 아니라 마케팅팀이 쉽게 쓰는 툴

그래서 제안서에는
고객의 단어를 복사하지 말고,
그 단어 안의 맥락과 의미를 재해석해 반영해야 합니다.

이런 제안서의 문장은 이렇게 보입니다.

“귀사 요청의 ‘통합 운영’은
‘각 부서 시스템 간 API 연동 + 단일 관리자 페이지 구성’으로 해석하여,
이 제안에서는 실제 사용 환경 기준으로 설계했습니다.”

이런 표현은
“우리는 고객의 말을 깊이 이해하고 있다”는 신뢰를 줍니다.

 

 

 

✅ 결론, RFP는 고객의 문제를 드러낸 문서가 아니라, 숨겨놓은 문서다

RFP는 겉으로는 조건표처럼 보이지만,
사실은 고객이 아직 말로 다 표현하지 못한 기대와 걱정이 담긴 문서입니다.

그래서 후배들에게 저는 이렇게 말합니다.

“RFP는 단순히 읽는 게 아니라,
해석하는 것이다.
조건을 맞추는 것이 아니라,
의도를 읽어야 한다.”

이제부터는
요구사항이 아닌 고객의 ‘맥락’을 중심으로 제안서를 쓰세요.
그 제안은, 읽는 사람에게 **“이건 우리를 위한 제안이구나”**라는 느낌을 줄 것입니다.